Auftragsabwicklung für Selbstständige

Geht eine Übersetzungsanfrage am Telefon ein, ist es ratsam, keinen festen Zeilen- oder Seitenpreis zu nennen, sondern eine ungefähre Preisspanne, die Sie mit Arbeitsaufwand und Schwierigkeitsgrad rechtfertigen können. Wenn Sie die Mehrwertsteuer in Rechnungen ausweisen müssen, sollten Sie Ihren Auftraggeber auch darüber direkt informieren.

Des Weiteren sind wichtige Details zum Auftrag abzuklären, wie Sprache und Sprachrichtung, Fachgebiet, Textformat und Liefertermin. Fragen Sie nach dem ungefähren Umfang und informieren Sie Ihren Auftraggeber darüber, wie groß Normzeile (ca. 55 Anschläge inkl. Leerzeichen) und -seite (ca. 30 Normzeilen) sind. Am einfachsten ist es, sich den Auftragstext per E-Mail zuschicken zu lassen, die Anschläge von Ihrem Textbearbeitungsprogramm zählen zu lassen, den Preis zu kalkulieren und[nbsp]einen Kostenvoranschlag zu machen. Bitten Sie um eine schriftliche Auftragsbestätigung und klären Sie ab, wen Sie im Falle von Verständnisproblemen ansprechen können.

Handelt es sich bei Ihrem Auftraggeber um ein Unternehmen, können Sie außerdem erfragen, ob es bestimmte Stil- und Formatvorlagen, eine Firmenterminologie und evtl. Informationsmaterial gibt.

V. a. bei Neukunden und größeren Aufträgen ist es empfehlenswert, sich einen Teil der Rechnung per Vorkasse bezahlen zu lassen. Die Rechnung sollte mit der Post oder als Fax verschickt werden, da bei Rechnungen, die per E-Mail verschickt werden, der Vorsteuerabzug nicht zulässig ist. Damit Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, muss Ihre Rechnung Folgendes beinhalten:

– Name und Anschrift des Auftraggebers

– Umsatzsteueridentifikationsnummer (falls beantragt, Pflicht bei Aufträgen aus Ländern der Europäischen Gemeinschaft) und / oder Steuernummer (nur bei Aufträgen aus Deutschland)

– Rechnungsdatum

– Rechnungsnummer

– Art und Umfang der erbrachten Leistung (z. B. x Zeilen à y EUR), ggf. Sonderleistungen

– Nettobetrag

– Mehrwertsteuer auf die erbrachte Leistung (z. Z. 19%) oder Hinweis auf Verzicht der Kleinunternehmer-Regelung (Steuerbefreiung)

– zu überweisener Rechnungsbetrag

Am Ende der Rechnung können Sie Ihre Kontodaten sowie eine Überweisungsfrist angeben. Dies könnte wie folgt aussehen:

– zahlbar ohne Abzüge innerhalb von 30 Tagen –

Bitte überweisen Sie den oben genannten Betrag unter Angabe der Rechnungsnummer auf das folgende Konto:

Ihr Name, Name des Kreditinstituts, Kontonummer, Bankleitzahl

Sie sind dazu verpflichtet, die Rechnungen 10 Jahre lang (ab Ende des Jahres) aufzubewahren. Es bietet sich also an, die Rechnungen sortiert nach Rechnungsnummer oder Datum in Ordnern aufzubewahren.

Ist der Auftrag erledigt, empfiehlt es sich, den Auftraggeber nach seiner Zufriedenheit zu fragen, damit sich eventuelle Fehler nicht wiederholen und der Kunde sich gut betreut fühlt.

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