Urkundenübersetzung beauftragen: Darauf müssen Kunden achten

Für viele behördliche Vorgänge ist die Vorlage von Urkunden erforderlich. Stammt sie aus einem anderen Land – oder soll sie in einem anderen Land für gültig befunden werden – ist eine Urkundenübersetzung nötig. Wir erklären in diesem Beitrag, warum nicht jeder Übersetzer solch eine Übersetzung anfertigen kann und welche Schwierigkeiten sich bei der Übersetzung von Urkunden ergeben.

Welche Arten von Urkunden gibt es?

Bei Urkunden wird zwischen solchen unterschieden, die Personen, Sachen oder Rechte betreffen. Konkret bedeutet es, dass bei der Urkundenübersetzung vor allem diese Arten von Urkunden relevant sind:

• Geburtsurkunden
• Eheurkunden bzw. Heiratsurkunden
• Scheidungsurteile bzw. Scheidungsurkunden
• Taufurkunden
• Sterbeurkunden
• Abstammungsurkunden (oder auch Vaterschaftsanerkennungen)
• Staatsbürgerschaftsnachweise
• Diplome oder Zeugnisse

Wann ist eine Urkundenübersetzung nötig?

Urkundenübersetzungen können zu verschiedenen Anlässen gefordert sein. Das betrifft zum Beispiel:

• Erwerb von Eigentum
• Annahme einer Staatsbürgerschaft
• Anstehende Eheschließung
• Erbangelegenheiten
• Adoption
• Anerkennung der Gleichwertigkeit von Bildungsabschlüssen

Tatsächlich gibt es einige Fälle, in denen bei deutschen Behörden keine Übersetzung beigebracht werden muss – das geht aber im Normalfall nur dann, wenn die Sachbearbeiter ausreichende Sprachkenntnisse in der Quellsprache haben. Dabei handelt es sich aber um Ausnahmen und nicht die Regel – eine Urkundenübersetzung sollten Sie also bei allen ausländischen Urkunden in Ihre Überlegungen einbeziehen.

Beglaubigung bei Urkundenübersetzung

Eine Urkunde einfach übersetzen zu lassen, reicht bei behördlichen Vorgängen nicht aus: Vielmehr müssen Sie eine beglaubigte Übersetzung von einem entsprechend qualifizierten Übersetzer anfertigen lassen. Diese Übersetzer heißen öffentlich beeidigt oder anerkannt und dürfen mit ihrer Unterschrift, einem Vermerk und ihrem persönlichen Stempel Beglaubigungen durchführen. So bestätigen sie, dass die Übersetzung vollständig und korrekt ist.

Urkundenübersetzung ins Deutsche

Bei gewissen ausländischen Urkunden kann es sein, dass eine Beglaubigung nicht ausreicht. Es gibt einige Fälle, in denen bestimmte Übereinkommen nicht anwendbar sind und bei denen daher zusätzlich eine Legalisation erforderlich ist. Herausfinden können Sie das, indem Sie sich bei der deutschen Behörde erkundigen, bei der Sie die Urkunde vorlegen möchten. Dabei geht es vor allem darum, dass das Vertrauen in die sich im Umlauf befindlichen Urkunden gestärkt wird, eine Legalisation wird darum in den Auslandsvertretungen vorgenommen. Manchmal ist dafür zusätzlich noch eine Beglaubigung durch beispielsweise das jeweilige Außenministerium erforderlich. Planen Sie also unbedingt genügend Zeit ein, wenn Sie Urkunden aus Fremdsprachen ins Deutsche übersetzen lassen möchten.

In anderen Fällen benötigen Sie keine Legalisation, sondern eine Apostille. Welche Art von Überbeglaubigung nötig ist, hängt vom Land ab, aus dem die Urkunde stammt. 

Übersetzung von Urkunden in eine Fremdsprache

Bei uns können Sie Übersetzungen aus dem Deutschen oder ins Deutsche beauftragen, inklusive zusätzlicher Leistungen wie Beglaubigung. 

Denn beides – Legalisation oder Apostille – kann auch gefordert sein, wenn Sie eine deutsche Urkunde im Ausland vorlegen möchten. Informieren Sie sich auch hier vorab, ob eine beglaubigte Übersetzung ausreichend ist oder ob weitere Maßnahmen getroffen werden müssen.

Schwierigkeiten bei der Urkundenübersetzung

Besonderes Augenmerk liegt bei der Übersetzung von Urkunden auf der Schreibweise von Eigennamen aus Sprachen mit einem anderen Schriftsystem. Das betrifft beispielsweise Dokumente auf Ukrainisch, Russisch, Chinesisch, Arabisch oder Griechisch. Hier orientieren sich die Übersetzer an der jeweils geltenden ISO-Norm, um die Personennamen ins lateinische Alphabet zu übertragen. 

Urkundenübersetzung online beauftragen

Während bei vielen Auftragsarten der gesamte Bestellablauf online stattfinden kann, gibt es bei Urkundenübersetzungen eine Besonderheit. Zwar müssen Sie nicht zwingend das Original per Post an den Übersetzer weiterreichen, jedoch benötigen Sie die übersetzte Urkunde üblicherweise zur Vorlage in einer Behörde. Daher erhalten Sie die Übersetzung der Urkunde inklusive Beglaubigung oder Überbeglaubigung im Anschluss per Post – denn nur der Stempel und die echte Unterschrift des Übersetzers machen die Urkundenbeglaubigung offiziell.

Ansonsten funktioniert die Auftragsvergabe aber einfach über unser Onlineportal:

1. Loggen Sie sich in Ihr Kundenkonto ein oder legen Sie bei Bedarf ein neues Konto an.
2. Wählen Sie als Auftragsart (je nach Bedarf) „Beglaubigung“ oder „Beglaubigte Übersetzung“ aus.
3. Vergeben Sie einen Auftragstitel und wählen Sie Quell- und Zielsprache aus.
4. Geben Sie als Fachgebiet „Urkunden/Diplome/Zeugnisse/Lebensläufe“ an.
5. Laden Sie gut erkennbare Fotos oder Scans des Originaldokuments hoch. Denken Sie daran, alle Seiten mitzusenden und schneiden Sie keine Ränder ab.
6. Wählen Sie aus, ob eine Überbeglaubigung notwendig ist.
7. Vervollständigen Sie Ihre Daten und klicken Sie auf „Absenden“.

Mit Ihrem Häkchen im Auftrag bestätigen Sie, dass die von Ihnen übersendeten Dateien mit dem Original identisch sind. So können wir den Brieftransport der Urkunden vermeiden.

Haben Sie noch Fragen, bevor Sie Ihren Auftrag bei LEGINDA einstellen? Melden Sie sich einfach bei uns, wir beraten Sie gerne!