Was ist das beste Dateiformat für Übersetzungen? 

Sie haben sich entschieden, eine Übersetzung professionell zu beauftragen. Damit haben Sie eine gute Wahl getroffen, denn das Einsetzen von Onlineübersetzern oder sprachgewandten Mitarbeitern birgt immer ein Risiko. Im besten Fall entstehen aus einer mangelhaften Übersetzung Nachfragen – im schlimmsten Fall finanzielle oder körperliche Schäden. Doch wie geht es nun weiter? Wie lassen Sie dem Sprachdienstleister Ihre Dokumente zukommen? Um zu verstehen, welches Dateiformat sich für eine Übersetzung am besten eignet, ist es wichtig, den Prozess einer Übersetzung zu kennen. 

So läuft eine Übersetzung ab 

Wenn Sie dem Übersetzer oder dem Sprachdienstleister Ihrer Wahl die zu übersetzenden Inhalte gesendet haben, werden sie dort zunächst geprüft und als Auftrag angelegt. Hier schaut der Projektmanager, ob die Datei bearbeitet werden kann oder ob vorher eine zu bearbeitende Datei erstellt werden muss. Übersetzungsaufträge werden nämlich meist in ein Übersetzungstool (CAT-Tool) eingespeist. Hier kann die Translation Memory und Terminologie verwaltet werden. Das bedeutet, wenn Sie vorher schon einmal mit dem Übersetzer zusammengearbeitet und beispielsweise eine Glossar zur Verfügung gestellt haben, kann er nun auf die bereits existenten Daten zurückgreifen. Gleiche Passagen können dann gleich übersetzt werden – das schlagen die Programme automatisch vor. So bleiben Ihre Inhalte konsistent und Ihre Sprache wiedererkennbar. 

Die zu übersetzenden Inhalte werde in Terme (Sinneinheiten) aufgesplittet, und die Übersetzer versuchen dabei, den Sinn des Geschriebenen bestmöglich in der Zielsprache wiederzugeben. Gibt es weitere Vorgaben, beispielsweise was Terminologie oder eine Zeichenbegrenzung angibt, achtet er ebenfalls darauf. Nach der eigentlichen Übersetzung folgen mehrere Durchsichten, manchmal auch durch weitere Übersetzer im Lektorat oder Korrektorat. 

Ist die Übersetzung aus Sicht des Projektmanagers abgeschlossen, wird sie – meist im gleichen Format wie das Ausgangsdokument – wieder an den Kunden ausgeliefert. 

Diese Dateiformate können wir bearbeiten 

Im Prinzip können Übersetzer und Sprachdienstleister alle gängigen Dateiformate öffnen. Die zu übersetzenden Inhalte lassen sich meist gut identifizieren und anschließend in die Zielsprache übertragen. Einige Formate erschweren den Ablauf aber – allen voran solche, die nicht editierbar sind, wie beispielsweise Grafikscans oder sogar PDF-Dateien 

Selbstverständlich können Sie diese trotzdem bei uns einreichen, um sie übersetzen zu lassen. Welche Dateiformate Sie im Leginda-Portal hochladen können, finden Sie in unserer Dateiformat-Übersicht 

Dabei ist es übrigens egal, ob Sie unter Windows, macOS oder Linux arbeiten: Die Dateiformate hängen nicht vom Betriebssystem ab. 

Editierbares Dateiformat wählen 

Wenn Sie eines der Dateiformate senden, mit denen wir bei Leginda arbeiten können, ist das eine gute Grundlage für Ihren Übersetzungsauftrag. Sie können durch die Wahl eines optimalen Dateiformats aber dafür sorgen, dass die Übersetzung schneller, günstiger angefertigt werden kann und das Layout optimal reproduziert werden kann 

Konkret bedeutet das: Stellen Sie Ihrem Übersetzer eine editierbare Datei zur Verfügung. Dazu gehören beispielsweise Word- oder Exceldateien. Aber auch Dateien aus Adobe InDesign im idml-Format oder das Xliff-Format sind praktisch.  

Die Vorteile liegen auf der Hand: 

  • Die Preiskalkulation ist durch die automatische Dokumentanalyse besser möglich. 
  • Der Einsatz von Übersetzungssoftware ist (direkt) möglich 
  • Die Formatierung bleibt erhalten 
  • Der Originaltext kann durch die Übersetzung ersetzt werden 
  • Die Übersetzung ist schneller und günstiger verfügbar, da keine Vorbearbeitung erfolgen muss und Rabatte für ähnliche und sich wiederholende Terme berücksichtigt werden können 

Auch dann, wenn Sie Ihre Webseite lokalisieren lassen wollen, gibt es hier ungünstige Dateiformate. Um eine vollständige Lokalisierung durchführen zu können, benötigt der Übersetzer nämlich alle relevanten Inhalte. Dazu gehören bei einer Webseite nicht nur der Text, sondern auch die Tags. Im HTML-Format werden die in spitzen Klammern geschrieben und sorgen für alle weiteren Elemente sowie für die Formatierung. Haben Sie eine WordPress-basierte Seite können Sie unser kostenloses Plugin LEGINDA WP Translate nutzen, um die zu übersetzenden Inhalte zu exportieren. Damit können wir ebenfalls optimal arbeiten –und Sie müssen sich nicht um aufwendige Dateiexports und -formatierungen kümmern, bei denen möglicherweise wichtige Inhalte gar nicht enthalten sind. 

Sicherheitsbedenken? Nicht nötig! 

Wenn Sie uns offene Dateien senden, sind die Inhalte aber doch nicht mehr geschützt? Mit Verwendung einer PDF-Datei möchten Sie schließlich verhindern, dass daran Veränderungen vorgenommen werden. Bei einer Übersetzung müssen Sie aber keine Sicherheitsbedenken haben: Schließlich möchten Sie, dass der Übersetzer Ihre Datei bearbeitet und eine fremdsprachige Version davon erstellt.  

Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Inhalte werden von uns aber immer vertraulich behandelt – auch nach Abschluss des Auftrags. Die Dateien aufwendig zu verschlüsseln oder als nicht-editierbares Format zu senden, ist daher unnötig und sogar hinderlich. 

Übersetzungsvorbereitung durch den Auftraggeber? 

Auch wenn die CAT-Tools von Übersetzern problemlos mit Word-Dokumenten arbeiten können, müssen Sie uns nicht alle zu übersetzenden Inhalte in ein Word- oder Excel-Dokument kopieren. Gerade bei Webseiten oder Software können Sie die Daten meist exportieren – und häufig können diese Dateiformate vom Übersetzungstool gelesen werden.  

Senden Sie uns im Idealfall das Dateiformat, in dem das Original erstellt wurde. Das bedeutet: lieber Word als PDF, lieber InDesign in Form eines idml-Exports als JPG. 

Bevor Sie Inhalte in andere Dateiformate übertragen, sprechen Sie uns einfach an! Dann klären wir gemeinsam, wie Ihr Übersetzungsauftrag ablaufen kann. 

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