Spätestens seit der Diskussion um die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind Datenschutz und Vertraulichkeit in jeder Firma ein großes Thema geworden. Wer was erfahren darf und wie sich vertraglich abgesichert wird, musste teils ganz neu festgelegt werden. Auch bei Übersetzungsaufträgen sind Geheimhaltung und Datenschutz wichtige Themen. Schließlich werden Interna dabei regelmäßig betriebsfremden Personen zugänglich gemacht. Dass diese damit vertraulich umgehen, sollte selbstverständlich sein. Trotzdem wird Ihnen ein seriöser Übersetzer zusätzlich zur Feststellung in den AGB oder Auftragsbedingungen auf Wunsch auch eine Geheimhaltungserklärung zukommen lassen.
Geheimhaltung schriftlich festhalten
Geheimhaltungsverträge werden auch oft mit NDA abgekürzt; NDA steht für „non-disclosure agreement“ und ist eine Verschwiegenheitserklärung, mit der eine Weitergabe der erhaltenen Informationen ausgeschlossen bzw. genau geregelt wird.
Eine NDA sollte immer die Adresse des Übersetzers oder der Agentur enthalten und regelt darüber hinaus, ob und wann die zu übersetzenden Dokumente weitergegeben werden dürfen. Diese enthalten schließlich oft Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse.
Warum gibt man vertrauliche Dokumente weiter?
Trotz der Vertraulichkeit des Inhalts wird ein Übersetzer Ihre Dokumente manchmal weitergeben wollen oder müssen. Das betrifft insbesondere bei Übersetzungsagenturen die Weitergabe an die Projektleitung und den Übersetzer Ihrer Texte, aber – und das auch bei Einzelübersetzern – die Weitergabe des Originals und der Übersetzung an einen Lektor oder Korrekturleser. Dies dient der Qualitätssicherung und stellt bei entsprechender NDA keine Sicherheitslücke dar.
Achten Sie in der Vertraulichkeitsvereinbarung darauf, dass die Mitarbeiter oder Dienstleister, die an Ihrem Auftrag arbeiten, ebenfalls zur Geheimhaltung verpflichtet sind oder werden. Außerdem sollten natürlich nur Personen (oder Programme) Zugang zu den Dokumenten haben, die für ihre Leistungserbringung Zugriff darauf benötigen.
Wer darf auf meine Dateien zugreifen?
Um Ihren Auftrag bearbeiten zu können, wird meist ein Projektmanager den Auftrag sichten und einen sprachlich und fachlich passenden Übersetzer dafür wählen. Arbeiten Sie nicht mit einer Agentur, sondern einem Einzelübersetzer, nimmt dieser die Sichtung selbst vor.
Im Anschluss muss natürlich der Übersetzer selbst auf die Dokumente zurückgreifen können. Dieser arbeitet eventuell mit Programmen, in die der Text eingespeist wird, um schneller arbeiten zu können. Das nennt sich Translation Memory und sorgt sowohl für eine schnellere Bearbeitung als auch für stetig kohärente Übersetzungen, auch bei Folgeaufträgen.
Die Buchhaltung beispielsweise muss im Regelfall nur wissen, welchen Umfang der Auftrag hatte.
Geheimhaltung und Datenschutz bei Onlineverarbeitung
Bei vielen Übersetzern stellen Sie die zu übersetzenden Dokumente per E-Mail zur Verfügung. Je nach Anbieter ist es möglich, dass Ihre Dateien auf ausländischen Servern gespeichert oder verarbeitet werden. Bei Leginda können Sie alle Dateien direkt in unserem Portal hochladen, das sorgt für mehr Sicherheit bei der Datenverarbeitung.
Achten Sie darum bei vertraulichen Dokumenten darauf, immer einen qualifizierten Humanübersetzer zu beauftragen, anstatt eine freie Onlinelösung zu nutzen. Auch hier laufen die Daten nämlich meist über ausländische Server. Je nach AGB ist es sogar möglich, dass die Daten aus Ihrem Text genutzt werden, um das Programm weiter zu „schulen“, d.h. Ihr Text wird nicht nur übersetzt, sondern auch gespeichert und weiterverarbeitet.
Besser intern übersetzen?
Angesichts der Unsicherheit entscheiden sich einige Betriebe dafür, ihre Dokumente nur noch intern übersetzen zu lassen. Doch gibt es keinen Übersetzer im Unternehmen, treten hier gleich mehrere Probleme auf:
Ist der Mitarbeiter zwar fachlich geschult, aber kein Übersetzer, kann die Übersetzung sprachlich fehlerhaft sein. Falsche Begriffe oder ein unverständlicher Satzbau sind dann nicht nur unseriös, sondern können in der Folge weitreichende Probleme verursachen. Besonders dann, wenn es um Patente, Verträge oder andere rechtlich relevante Dokumente geht.
Das gleiche gilt, wenn der Mitarbeiter zwar sprachlich fit ist, aber fachliche Schwierigkeiten hat. Das kommt beispielsweise dann vor, wenn er eigentlich in einem anderen Bereich oder an einem anderen Projekt arbeitet.
Die Kosten, die bei einer schlechten Übersetzung entstehen, sind oftmals deutlich höher als die, welche für einen Übersetzungsauftrag anfallen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Datenschutz und Geheimhaltung bei einem seriösen Übersetzer selbstverständlich sein sollten. Achten Sie trotzdem darauf, dass die AGB einen entsprechenden Passus aufweisen und lassen Sie sich – wenn gewünscht – ein zusätzliches Dokument ausstellen, welches die Vertraulichkeit ausführlich klärt.
