Terminologiepflege: Terminologie sinnvoll managen

Jedes Unternehmen hat Begriffe, die es – bewusst oder unbewusst – nutzt und seinen Synonymen vorzieht. Teilweise wird diese Terminologie vorab festgelegt, teils ist sie gewachsen. Und eine einheitliche Nutzung innerhalb der Firma und in der Kommunikation nach außen ist wichtig: Wichtig für das Markenbild, wichtig für die Identifikation, wichtig für die Abgrenzung von der Konkurrenz. Deshalb sollten Sie auch bei anfallenden Übersetzungen darauf achten, einheitlich aufzutreten. Dabei hilft konsequente Terminologiepflege. Was das ist und wie sie funktioniert, erklären wir Ihnen hier.

Was ist Terminologie?

Terminologie ist die Gesamtheit des Fachvokabulars für einen Fachbereich. Sie stellt sicher, dass Dinge dauerhaft gleich gemeint und verstanden werden können und sichert Qualität. Auch ohne eine festgeschriebene Terminologie ist Verständnis möglich – doch wenn ein Mediziner ein bestimmtes Instrument benötigt, beim Zusammenbau von Möbeln eine bestimmte Schraube gefragt ist oder ein Gerichtsurteil verkündet wird, ist Klarheit wichtig. Mit Ihrer Firmenterminologie stellen Sie sicher, dass es sich um die korrekte Zange handelt, die dem Chirurgen gereicht wird, dass der Monteur unter den zahlreichen Schrauben die passende findet oder dass der Verurteilte versteht, was ihn erwartet.

Wie funktioniert Terminologiearbeit?

Ein einheitliches Außenbild vermitteln Sie auch dann, wenn im Unternehmen alle wissen, welchen Begriff sie für was nutzen sollen. Terminologiearbeit beginnt also intern und bedarf Entscheidungen. Im Idealfall arbeiten Sie von Beginn an mit Listen und dokumentieren Ihr Corporate Wording. Doch auch später können Sie mit der Terminologiearbeit beginnen: Spätestens, wenn Sie Übersetzungen beauftragen, sollten Sie das tun.

Warum Terminologiearbeit wichtig ist, zeigen auch wieder die obigen Beispiele: Soll eine Montageanleitung vom Deutschen ins Französische übersetzt werden, muss der Übersetzer die unterschiedlichen Bauteile, Werkzeuge und Befestigungsmittel so benennen, dass der Anwender sie später zuordnen kann – und das dauerhaft und einheitlich für Ihr gesamtes Sortiment. Schreiben Sie einmal von „Schrauben“, nennen sie dann „Linsenkopfschrauben“ und später „Holzschrauben mit Teilgewinde“, kann das verwirren: Möglicherweise misslingt der Aufbau, möglicherweise fällt der Schrank später in sich zusammen – und der Kunde kann nicht einmal sinnvoll reklamieren, weil der Kundendienst nicht versteht, was er meint.

Doch auch, wenn Sie bislang noch nicht über Terminologie nachgedacht oder die Fachbegriffe dokumentiert haben, nutzen Sie vermutlich intern ohnehin schon einheitliche Begriffe. Schließlich wollen Sie sich auch untereinander und abteilungsübergreifend verstehen. Ihr Sprachdienstleister hilft Ihnen gerne dabei, mit der Terminologiearbeit anzufangen, Terminologielisten zu erstellen und dauerhaft zu pflegen. Mit diesen Listen können Sie nicht nur innerhalb der Firma arbeiten, sondern sie auch an Dienstleister weitergeben. Auch, wenn Sie eine neue Werbeagentur beauftragen, weiß diese direkt, welche Begriffe genutzt werden sollen. Das klappt ein- und zweisprachig, aber auch mehrsprachig.

Terminologie pflegen & Qualität sichern

Je mehr Daten Sie produzieren, umso wichtig ist die Terminologiepflege. Verschiedene Unternehmensbereiche nutzen möglicherweise unterschiedliche Terminologien, durch Produktinnovationen werden Umbenennungen erforderlich oder durch die Ansprache einer neuen Zielgruppe ergeben sich Änderungen: Eine Rundmail an alle Mitarbeiter reicht nicht aus, um diese Anpassungen nachhaltig zu kommunizieren und festzuhalten. Darum sollten Sie Ihre Terminologielisten pflegen und aktualisieren. Am besten gibt es im Unternehmen einen Ansprechpartner, der dafür zuständig ist. Das hilft auch Dienstleistern wie Übersetzern weiter, wenn sich Nachfragen ergeben.

Übrigens: Wenn ein Dienstleister Ihre Terminologielisten erstellt, lassen Sie sich diese auch aushändigen. Terminologie funktioniert nur dann, wenn sie allen Beteiligten vorliegt – und wenn Sie darauf achten, dass die festgelegten Begrifflichkeiten auch von allen genutzt werden.

Zu einer guten Terminologiepflege gehören nicht nur Übersetzungslisten, sondern auch Attribute und Metadaten: Erlaubte Synonyme können hier genauso erfasst werden wie die Dokumentarten, in denen die Begriffe verwendet wurden.

Für Terminologiearbeit müssen Sie definieren:

  • Was möchten wir erreichen? Welche Ziele & Zwischenziele gibt es?
  • Wie ist der Stand der Dinge: Was haben wir? Was brauchen wir?
  • Wer ist intern verantwortlich oder Ansprechpartner?

Wie viel Arbeit erfordert Terminologiepflege?

Terminologiearbeit kann anstrengend sein und das Gefühl vermitteln, überflüssig zu sein. Schließlich wissen Sie ja, was Sie meinen – und die Auswirkungen (gut wie schlecht) sehen Sie nicht immer unmittelbar. Doch damit andere Sie auch verstehen und Ihre Unternehmenskommunikation konsistent ist, ist Terminologie wichtig. Je früher Sie damit anfangen, desto besser. Doch auch, wenn Sie lange ohne eine festgelegte Terminologie zurechtgekommen sind, können Sie jetzt starten. Lassen Sie sich dabei am besten beraten, denn Ihr Sprachdienstleister kennt die passenden Tools und Programme, um Sie zu unterstützen.

Terminologie benötigt Pflege, damit der Aufwand sich dauerhaft lohnt. Aber schlechte oder fehlende Terminologiearbeit kann gravierende Folgen haben und ist deutlich zeit- und kostenintensiver als die Erstellung und Pflege von Terminologielisten.

Sprechen Sie uns gerne an, um das passende Konzept für Sie zu erstellen!

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